Musterhandbuch Energiemanagement

Aufzeichnung und Dokumentation des Energiemanagementsystems

Beschreibung und Zusammenspiel der Elemente des Energiemanagementsystems sind durch die Organisation an einem Standort zu dokumentieren. Die Informationen über das Energiemanagementsystem müssen in Papier- oder elektronischer Form eingeführt, verwirklicht und aufrechterhalten werden. Es sind nicht nur die Managementbestandteile, sondern auch technische Komponenten bei der Dokumentation zu berücksichtigen.

Im Rahmen der Dokumentation ist mindestens Folgendes enthalten:

• Energiepolitik
• Anwendungsbereich und Grenzen des EnMS
• Energieziele (strategisch/operativ)
• Aktionspläne
• normgeforderte Dokumente und Aufzeichnungen
• weitere Dokumente, die das Unternehmen als erforderlich ansieht

Die Dokumente sind regelmäßig zu überprüfen und zu lenken. Dafür hat das Unternehmen (ein) Verfahren zu beschreiben, aus welchem hervorgeht

• wie die Dokumente vor Herausgabe überprüft werden (Freigabe),
• wie die Dokumente regelmäßig überprüft und aktualisiert werden,
• wie sichergestellt wird, dass der aktuelle Revisionsstand und die Änderungen der Dokumente feststellbar sind,
• wie sichergestellt wird, dass die Dokumente lesbar und identifizierbar sind und bleiben,
• wie externe Dokumente ermittelt und verteilt werden,
• wie verhindert wird, dass veraltete Dokumente versehentlich weiter genutzt werden,
• wie ermittelt wird, welche Dokumente aufbewahrt werden sollen.

Es ist sicherzustellen, dass die Dokumente gegen Beschädigungen, Verlust oder Zerstörung geschützt sind. Die Organisation hat ebenfalls den Aufbewahrungszeitraum für die Dokumente und Aufzeichnungen festzulegen und zu dokumentieren. Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass die Aufzeichnungen rückverfolgbar sind und bleiben.